Privatlivspolitik for Frederikshavn Handelsskole

Opdateret fredag den 25. maj 2018

I forbindelse med din oprettelse, registreres dine data i Frederikshavn Handelsskoles CRM-system, YoungCRM. Nedenstående retningslinjer jf. EU’s persondataforordning og Databeskyttelsesloven er gældende.

1. Dataansvarlig
Frederikshavn Handelsskole, Kirkegade 9, 9900 Frederikshavn, CVR-nr.: 61841628 er den dataansvarlige. Det betyder, at vi er ansvarlige for behandlingen af dine personoplysninger.

2. Databehandler
CompanYoung A/S, Nyhavnsgade 14, 4. sal, 9000 Aalborg, CVR-nr.: 32445535 som driver Frederikshavn Handelsskoles CRM System YoungCRM er databehandler. Det betyder, at CompanYoung behandler personoplysninger på Frederikshavn Handelsskoles (dataansvarlig) vegne. 

3. Kategorier af personoplysninger
Frederikshavn Handelsskole indsamler følgende kategorier af personoplysninger om dig: 
3.1 Navn.
3.2 Adresse
3.3 Telefonnummer.
3.4 E-mail.
3.5 Personoplysninger som du selv oplyser, hvor indsamling af persondata er nødvendig, for eksempel i forbindelse med;
3.5.1 en opfordret/uopfordret ansøgning.
3.5.2 en formular til forældre der ønsker at vide mere om Frederikshavn Handelsskoles ungdomsuddannelser. 
3.5.3 elever i Frederikshavn Kommunes grundskoler som giver feedback på et brobygningsforløb de har deltaget i på Frederikshavn Handelsskole.

4. Formål med og grundlag for indsamling af personoplysninger
De persondata, du indsender, vil blive behandlet hos Frederikshavn Handelsskoles marketing- og kommunikationsafdeling med et eller flere af nedenstående formål: 
4.1 At levere information om vores ungdomsuddannelser, undervisning og tjenesteydelser. 
4.2 At besvare eventuelle spørgsmål eller indsigelser du måtte have.
4.3 At underrette dig om ændringer i vores ydelser. 
4.4 At du kan deltage i konkurrencer, besøgsdage, Åbent Hus eller andre aktiviteter. 
4.5 At vurdere, om vi nu eller på et senere tidspunkt kan tilbyde dig en stilling på Frederikshavn Handelsskole.
4.6 At gennemføre direkte markedsføring til dig, i overensstemmelse med dit samtykke. 
4.7 At give dig oplysninger om ungdomsuddannelser, undervisning eller tjenesteydelser, du tidligere har købt hos os eller rettet forespørgsel om. 
4.8 At opbevare personoplysninger i det omfang det er nødvendigt, for at overholde gældende lovgivning og andre forpligtelser som Frederikshavn Handelsskole må have. 

5. Frederikshavn Handelsskoles grundlag for behandling af personoplysninger
5.1 Behandlingen er nødvendig af hensyn til opfyldelse af en kontakt, som du er part i, i forbindelse med formål og grundlag for indsamling af personoplysninger angivet i punkt 4.1 - 4.3. 
5.2 Behandlingen foretages på baggrund af dit samtykke, i forbindelse med formål og grundlag for indsamling af personoplysninger angivet i punkt 4.4 - 4.8.  

6. Opbevaring af personoplysninger
6.1 Frederikshavn Handelsskole registrerer og opbevarer dine personoplysninger i Frederikshavn Handelsskoles CRM-system, som er drevet af databehandleren CompanYoung efter forskrifterne anført i punkt 10. 
6.2 Behandling af dine personoplysninger foretages kun på baggrund af dit samtykke og al databehandling er baseret på Frederikshavn Handelsskoles instrukser og sker i overensstemmelse med Frederikshavn Handelsskoles privatlivspolitik, databehandleraftale og gældende lovgivning omhandlende fortrolighed og sikkerhed. 
6.3 Databehandleren, CompanYoung opbevarer dine personoplysninger op til tre måneder efter, at Frederikshavn Handelsskole har slettet dine personoplysninger fra Frederikshavn Handelsskoles CRM-system, YoungCRM jf. punkt 11.3. 
6.4 Dine personoplysninger bliver kun opbevaret og behandlet af Frederikshavn Handelsskole og databehandleren CompanYoung, så længe vi har et sagligt formål med opbevaringen og behandling heraf. Et sagligt formål afhænger af punkterne anført nedenfor: 
6.4.1 Opfordret ansøgninger opbevares indtil behandlingen af den ledige stilling er afsluttet.
6.4.1.1 Kandidater, som ikke går videre til samtale bliver notificeret pr. e-mail eller telefonisk af den nærmeste leder, som giver afslag på ansøgningen, hvorefter alle personoplysninger forbundet med et stillingsopslag bliver slettet fra Frederikshavn Handelsskoles CRM-system. 
6.4.1.2 Kandidater, som går videre til samtale bliver notificeret herom pr. e-mail eller telefonisk af den nærmeste leder.
6.4.1.3 Kandidater, som ikke er gået videre efter 1. eller 2. samtale, bliver notificeret herom pr. e-mail eller telefonisk af den nærmeste leder. 
6.4.1.4 Kandidaten, som bliver tilbudt stillingen af nærmeste leder, bliver først slettet fra Frederikshavn Handelsskoles CRM-system, når databehandlingen af kandidatens personoplysninger er afsluttet og arkiveret i Frederikshavn Handelsskoles personalearkiv. 
6.4.2 Uopfordret ansøgninger opbevares i Frederikshavn Handelsskoles CRM-system i seks måneder. Herefter modtager ansøger en direkte e-mail fra Frederikshavn Handelsskole, hvor ansøger bliver gjort opmærksom på at ansøgers personoplysninger slettes fra Frederikshavn Handelsskoles CRM-system. 
6.4.3 Forældre, der udfylder en online formular igennem YoungCRM, fordi de ønsker at vide mere om Frederikshavn Handelsskoles ungdomsuddannelser bliver, afhængig af registreringsdagen og Frederikshavn Handelsskoles årshjul, tilmeldt et e-mail flow, som maksimalt udsender fem e-mails pr. år, svarende til et studieår. 
6.4.4 Elever fra Frederikshavn Kommunes grundskoler, der udfylder en online formular igennem YoungCRM og således giver Frederikshavn Handelsskole feedback på et afsluttet brobygningsforløb, bliver kun opbevaret i det omfang, at eleven ønsker at modtage maksimalt fem e-mails pr. år fra registreringsmåneden.
Elever, der udfylder en online formular igennem YoungCRM og ikke giver deres samtykke til at modtage e-mails fra Frederikshavn Handelsskole, bliver slettet senest tre måneder efter, at deres persondata ikke længere er aktuelt for Frederikshavn Handelsskole at opbevare. 
6.4.5 Elever fra Frederikshavn Kommunes grundskoler, der udfylder formularer forbundet med aktiviteter på Frederikshavn Handelsskole, bliver kun opbevaret i det omfang, at eleven ønsker at modtage maksimalt fem e-mails pr. år fra registreringsmåneden.
Elever fra Frederikshavn Kommunes grundskoler, der udfylder formularer forbundet med aktiviteter på Frederikshavn Handelsskole og ikke giver deres samtykke til at modtage e-mails fra Frederikshavn Handelsskole, bliver slettet senest tre måneder efter, at deres personoplysninger ikke længere er aktuelt for Frederikshavn Handelsskole at opbevare. 
6.4.6 Elever tilknyttet Frederikshavn Handelsskole, der udfylder formularer forbundet med aktiviteter på Frederikshavn Handelsskole bliver slettet senest tre måneder efter, at deres personoplysninger ikke længere er aktuelt for Frederikshavn Handelsskole at opbevare. 
6.4.7 Hvis du har spørgsmål til Frederikshavn Handelsskoles behandling af personoplysninger, kan du rette henvendelse til os via kontaktoplysningerne beskrevet i punkt 13.1 nedenfor.
6.4.8 Du kan til enhver tid få indsigt i dine registrerede personoplysninger, få urigtige personoplysninger berigtiget, få dine personoplysninger slettet eller ændret ved at rette henvendelse til os via kontaktoplysningerne beskrevet i punkt 13.1 nedenfor. Du kan også anmode om, at behandlingen af dine personoplysninger begrænses eller gøre indsigelser mod Frederikshavn Handelsskoles behandling af dine personoplysninger. 
6.4.9 Såfremt du ønsker at klage over Frederikshavn Handelsskoles behandling af dine personoplysninger, kan du rette henvendelse til Datatilsynet, som derefter undersøger sagen og træffer en afgørelse. Læs mere om din klageadgang på www.datatilsynet.dk.

7. Dine rettigheder
7.1 Du har til enhver tid ret til at gøre indsigelser mod behandling af dine personoplysninger, som Frederikshavn Handelsskole bruger til at foretage direkte markedsføring på baggrund af dit udtrykkelige samtykke hertil. 
7.2 Du har til enhver tid ret til at få udleveret dine personoplysninger i et format som tillader, at du kan overføre disse til en anden udbyder eller leverandør. Vi kan kun udlevere personoplysninger, som er forudsat af en given tjeneste eller software. 
Frederikshavn Handelsskole kan afvise anmodninger, der er; 
7.2.1 urimeligt gentagende
7.2.2 kræver uforholdsmæssig meget teknisk indgriben
7.2.3 påvirker beskyttelsen af andres personlige oplysninger

8. Videregivelse af personoplysninger
8.1. Frederikshavn Handelsskole forbeholder sig retten til at anvende eller videregive personoplysninger i det omfang, det er nødvendigt for at overholde gældende lovgivning, foretage undersøgelser i forbindelse med klager, besvare dine anmodninger eller i efterforskningsøjemed. 
8.2 Frederikshavn Handelsskole overfører dine personoplysninger til databehandlere i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning, herunder indgåelse af databehandleraftaler med vores databehandlere med henblik på at sikre, at personoplysninger alene bliver behandlet til de angivne formål og sikre passende sikkerhedsforanstaltninger. Al databehandling er baseret på Frederikshavn Handelsskoles instrukser og sker i overensstemmelse med Frederikshavn Handelsskoles privatlivspolitik, databehandleraftale og gældende lovgivning omhandlende fortrolighed og sikkerhed.

9. Krav til oplysninger
Frederikshavn Handelsskole forbeholder sig til enhver tid retten til at slette dine personoplysninger, hvis nedenstående ikke overholdes. 
9.1 Du skal sikre, at de personoplysninger som du afgiver til Frederikshavn Handelsskole, er korrekt og fyldestgørende. Du bedes undlade at angive følsomme oplysninger som for eksempel; 
9.1.1 race, religion, seksuel orientering, politisk overbevisning eller helbred. 
9.2 Frederikshavn Handelsskole anbefaler, at du anvender en personlig e-mail adresse, når du søger en opfordret/uopfordret stilling på Frederikshavn Handelsskole. 
Den e-mail adresse, som du angiver når du søger en opfordret/uopfordret stilling på Frederikshavn Handelsskole, fungerer som dit personlige ID i Frederikshavn Handelsskoles CRM-system, hvorfor en e-mail adresse tilknyttet en nuværende arbejdsplads ikke anbefales. 
9.3 Såfremt dine personoplysninger ændrer sig, opfordrer Frederikshavn Handelsskole til, at du opdaterer dine personoplysninger, ved at følge det unikke link i bunden af hver e-mail, som Frederikshavn Handelsskole har sendt eller sender til din personlige e-mail adresse. Teksten på dit unikke link til dine personoplysninger er "Administrer dine informationer".

10. Sikkerhed
Dine personoplysninger bliver lagret på sikre servere hos Frederikshavn Handelsskoles samarbejdspartner CompanYound, som driver og vedligeholder Frederikshavn Handelsskoles CRM-system, YoungCRM. Forbindelsen mellem din computer og CompanYoung - herunder YoungCRMs servere, foregår efter gældende sikkerhedsforskrifter ift. kryptering og anden sikkerhed. 

11. Anvendelse af personoplysninger til statistiske formål
Dine personoplysninger registreret i Frederikshavn Handelsskoles CRM-system, YoungCRM, kan blive brugt til anonymiserede statistiske behandlinger af databehandleren CompanYoung, med henblik på at forbedre Frederikshavn Handelsskoles CRM-system - til gavn for både Frederikshavn Handelsskole såvel som for den registrerede bruger i YoungCRM. 
11.1 Frederikshavn Handelsskole og databehandleren CompanYoung, opbevarer dine personoplysninger jf. punkt 6.2 og punkterne angivet i 6.2.1 - 6.2.6. 
11.2 Frederikshavn Handelsskole og databehandleren CompanYoung sletter dine personoplysninger senest tre måneder efter, at dine personoplysninger ikke længere er aktuelle for, hverken Frederikshavn Handelsskole eller databehandleren CompanYoung at opbevare. 
11.3 Af hensyn til eventuelle fejsletninger af personoplysninger foretaget af Frederikshavn Handelsskole, opbevarer databehandleren CompanYoung en sikkerhedskopi af dine personoplysninger op til tre måneder efter, at Frederikshavn Handelsskole har slettet dine personoplysninger fra Frederikshavn Handelsskoles CRM-system, YoungCRM.

12. Ændringer i Frederikshavn Handelsskoles privatlivspolitik
Frederikshavn Handelsskoles privatlivspolitik ændres fra tid til anden, således at Frederikshavn Handelsskole altid lever op til gældende lovgivning omhandlende persondataforordningen og Databeskyttelsesloven.
12.1 Frederikshavn Handelsskole begrænser ikke dine rettigheder i henhold til denne privatlivspolitik uden dit udtrykkelige samtykke. 
12.2 Væsentlige ændringer af Frederikshavn Handelsskoles privatlivspolitik medfører, at Frederikshavn Handelsskole sender en direkte e-mail til dig via. din personlige e-mail adresse omtalt i punkt 9.2, hvor du bedes acceptere Frederikshavn Handelsskoles opdaterede privatlivspolitik på ny. 

13. Kontaktoplysninger på Frederikshavn Handelsskole
13.1 Såfremt du har spørgsmål, bemærkninger eller rettelser til dine registrerede personoplysninger, kan du rette henvendelse til Frederikshavn Handelsskoles Kommunikationsafdeling på 9620 5500 eller benytte adm@fhavnhs.dk. 

14. Samtykke og accept af vilkår
Ved at acceptere Frederikshavn Handelsskoles privatlivspolitik, bekræfter du at have læst og forstået Frederikshavn Handelsskoles ovenstående vilkår. Du giver samtidig Frederikshavn Handelsskole dit samtykke til at registrere og opbevare dine personoplysninger efter gældende retningslinjer jf. EU's persondataforordning og Databeskyttelsesloven.