Persondatapolitik

Frederikshavn Handelsskole (FHS)
Kirkegade 9
9900 Frederikshavn

Telefon: +45 60 11 55 11
E-mail: gdpr@fhavnhs.dk

CVR-nr.: 61841628

Frederikshavn Handelsskole (FHS) behandler dine personoplysninger for at kunne varetage vores opgaver som erhvervsskole i henhold til gældende lovgivning på undervisningsområdet, herunder erhvervsuddannelsesloven og øvrig relevant uddannelseslovgivning. Som offentlig selvejende uddannelsesinstitution under Børne- og Undervisningsministeriet er vi forpligtet til at administrere og dokumentere elevforløb, undervisning, prøver og øvrige uddannelsesaktiviteter.

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e (udførelse af en opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse).

Oplysninger om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger – herunder oplysninger i forbindelse med ansøgning om eller tildeling af Specialpædagogisk Støtte (SPS) – behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g.

Oplysninger om CPR-nummer behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

FHS foretager TV-overvågning på skolens fællesarealer med henblik på tyverisikring samt forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold og afdækning af uvedkommende adgang. Overvågningen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til TV-overvågningsloven) og litra e (samfundets interesse) for almindelige personoplysninger samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 for oplysninger om potentielt strafbare forhold. Overvågningen administreres internt af FHS’ IT-afdeling og sker uden brug af ekstern databehandler. Optagelser kan videregives til politiet i forbindelse med efterforskning af strafbare forhold, jf. databeskyttelseslovens § 8, stk. 2, nr. 2.

Retsgrundlaget for behandling af personoplysninger i forbindelse med tilmelding til FHS’ nyhedsbrev er databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a (samtykke). Ved tilmelding registreres navn og e-mailadresse. Nyhedsbrevet udsendes via databehandleren Peytz Mail, som behandler oplysningerne efter instruks fra FHS.

FHS indsamler disse personoplysninger om dig: 

• CPR-nummer
• Folkeregisteroplysninger 
• Kontaktoplysninger
• Karakterer og andre eksamensregistreringer 
• Helbredsoplysninger i forbindelse med særlige former for sagsbehandling vedrørende dispensation, orlov eller ved ansøgning om SPS (særlig pædagogisk støtteordning) 
• Køn 
• Studieaktivitet, eksamenstilmeldinger, fraværsregistreringer 
• Praktiksted og –periode, samt arbejdsopgaver i praktikken og evt. udtalelser fra praktikstedet 
• Opgavebesvarelser og oplysninger om samtykke til udlån af opgavebesvarelser 
• Oplysninger om SU og/eller andre oplysninger om offentlige ydelser 
• Oplysninger om deltagelse i råds- og nævnsarbejde, herunder evt. deltagelse i talentprogram 
• Portrætfoto til Lectio
• Fotos som led i markedsføring eller til fremvisning af skolens historik
• Besvarelser afgivet som led i evalueringer af og spørgeskemaer om dit studieforløb eller undervisningsmiljø 
• Klagesager og afgørelser 
• Lån fra og anden brug af biblioteksmaterialer 
• Dispensations- og disciplinærsager  
• System og applikationsdata, herunder logning af brug af systemer 
• Systemdata fra adgangskontrol 
• Videooptagelser / TV-overvågning 

Særligt for elever der tager del i studierejser eller Erasmus: 

• Pas 

Såfremt du er tilmeldt nyhedsbreve fra FHS, behandles følgende oplysninger: 

• Navn 
• Personlig e-mail

Frederikshavn Handelsskole (FHS) opbevarer personoplysninger så længe, det er nødvendigt for at overholde gældende lovgivning og de opbevaringskrav, der gælder for erhvervs- og ungdomsuddannelser.

FHS følger opbevaringskravene fra Styrelsen for It og Læring (STIL). En samlet oversigt over gældende opbevaringsfrister kan findes her:

https://viden.stil.dk/spaces/OFFGFBCOSA/pages/224724098/Oversigt+over+opbevaringskrav

Eksamensoplysninger – herunder karakterer, eksamensbeviser og de oplysninger (fx navn og CPR-nummer), der er nødvendige for at genskabe beviser – opbevares i 30 år i overensstemmelse med gældende regler.

Oplysninger om elevers studieforløb, beviser, afgørelser og korrespondance opbevares i informationsarkivet IMS Case. Oplysningerne bevares i overensstemmelse med de konkrete opbevaringsfrister, der fremgår af STIL’s krav.

Videooptagelser fra skolens TV-overvågning opbevares i højst 14 dage fra optagelsestidspunktet, medmindre længere opbevaring er nødvendig i forbindelse med efterforskning af strafbare forhold.

Oplysninger om økonomiske transaktioner og regnskabsmateriale opbevares i overensstemmelse med bogføringslovens regler.

Oplysninger om tilmelding til nyhedsbrev opbevares, så længe du er tilmeldt. Hvis du afmelder dig, opbevarer vi dokumentation for dit samtykke i to år af hensyn til dokumentationskrav. Herefter slettes dine oplysninger, og behandlingen ophører.

Frederikshavn Handelsskole (FHS) er som uddannelsesinstitution forpligtet til at videregive personoplysninger til relevante offentlige myndigheder.

Der videregives oplysninger om elever til Børne- og Undervisningsministeriet, Styrelsen for Undervisning og Kvalitet, Styrelsen for It og Læring, Danmarks Statistik samt SU-styrelsen, i det omfang det følger af gældende lovgivning og administrative krav.

FHS anvender Lectio som studieadministrativt system og intranet. Her vil elevens navn, uddannelse, hold og profilbillede være synligt for skolens øvrige elever og medarbejdere. Derudover fremgår oplysninger som undervisere, karakterer og fravær. Elever med navnebeskyttelse får deres efternavn reduceret til initial.

Som elev på FHS tildeles du en FHS-konto (e-mail og loginoplysninger). Kontoen leveres af FHS’ driftsfællesskab EFIF. I den forbindelse behandles og synkroniseres visse oplysninger, herunder navn, CPR-nummer og holdtilknytning, mellem skolens systemer og EFIF. Kontoen giver adgang til Microsoft Office 365, og relevante profildata synkroniseres med Office-platformen. Disse profildata kan være synlige for skolens øvrige elever og medarbejdere i de systemer, hvor platformen anvendes.

I en række af skolens systemer kan den enkelte bruger vælge at tilknytte sin profil til eksterne tjenester som fx Facebook eller Google. Hvis en elev vælger at sammenkoble sin konto med sådanne tjenester, sker dette på eget initiativ og ansvar. FHS stiller en FHS-konto til rådighed med henblik på, at denne anvendes ved login til skolens tjenester.

Når en elev initierer, at en praktikkontrakt skal videresendes til et praktiksted, videregiver FHS de nødvendige oplysninger i den forbindelse. Derudover videregives ikke oplysninger uden samtykke.

Personoplysninger kan overlades til samarbejdspartnere eller betroede leverandører, der behandler oplysninger på vegne af FHS. Disse leverandører behandler alene oplysninger efter instruks fra FHS og i henhold til indgåede databehandleraftaler.

Videooptagelser fra skolens TV-overvågning kan videregives til politiet, hvis politiet anmoder om det i forbindelse med efterforskning af strafbare forhold. Overdragelse sker via krypteret medie.

I visse tilfælde indhenter FHS samtykke fra eleven, før personoplysninger videregives. Dette gælder eksempelvis ved tilmelding til nyhedsbrev, hvor oplysninger behandles via databehandleren Peytz Mail.

FHS anvender desuden billeder og video i skolens markedsføring, herunder på hjemmeside, sociale medier og i nyhedsbreve. Deltagelse er frivillig, og der indhentes altid forudgående skriftligt samtykke, før billeder eller video af en elev anvendes.

Du har følgende rettigheder som registreret:

• Indsigtsret i persondata relateret til dig som den registrerede.
• Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
• Indsigelsesret i forhold til behandling af persondata af juridiske årsager.
• Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en række begrænsninger, da FHS som offentlig uddannelsesinstitution i visse tilfælde er forpligtet til at opbevare oplysninger.
• Ret til begrænsning af behandling. Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis behandlingen begrænses, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller væsentlige samfundsinteresser.
  
  

Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder, herunder indsigt, sletning eller berigtigelse, skal du sende din anmodning til gdpr@fhavnhs.dk, så vi kan behandle din henvendelse og sikre korrekt identifikation.

Frederikshavn Handelsskole har som udgangspunkt 1 måned til at besvare din henvendelse. I særlige tilfælde kan svarfristen forlænges med op til 2 måneder, hvis det er nødvendigt under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og omfang.

FHS kan vælge at afvise at efterkomme en anmodning, hvis den vurderes at være åbenbart grundløs eller overdreven. I sådanne tilfælde kan der også opkræves et gebyr.

FHS’ vurdering kan indbringes for Datatilsynet.

Hvis du er i tvivl om dine rettigheder eller om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os på gdpr@fhavnhs.dk.

Hvis du har spørgsmål vedrørende Frederikshavn Handelsskoles persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller den måde, hvorpå vi behandler personoplysninger, kan du kontakte FHS via e-mail: gdpr@fhavnhs.dk

FHS har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). FHS’ DPO rådgiver skolen om lovgivning og regler for databeskyttelse. DPO’en kan kontaktes via mail: gdpr@efif.dk eller telefon: 89 36 32 80.

Hvis du mener, at Frederikshavn Handelsskoles behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: gdpr@fhavnhs.dk. FHS vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen behandles grundigt, og at du modtager et svar.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at FHS ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf.: 33 19 32 00
Mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk

Frederikshavn Handelsskole (FHS)
Kirkegade 9
9900 Frederikshavn

Telefon: +45 60 11 55 11
E-mail: gdpr@fhavnhs.dk

CVR-nr.: 61841628

Frederikshavn Handelsskole (FHS) behandler dine personoplysninger for at kunne opfylde sine forpligtelser som ansættende myndighed og som selvejende institution omfattet af lov om institutioner for erhvervsrettet uddannelse. Behandlingen sker som led i opfyldelsen af ansættelseskontrakten, gældende overenskomst samt anden relevant ansættelses- og forvaltningsretlig lovgivning.

Vi behandler blandt andet dine oplysninger for at kunne administrere ansættelsesforholdet, herunder lønudbetaling, pension, fravær, sygdom, barsel, ferie, arbejdstilrettelæggelse, kompetenceudvikling samt håndtering af eventuelle ansættelsesretlige forhold.

Systemdata og logoplysninger behandles for at sikre, at FHS’ IT-systemer anvendes i overensstemmelse med gældende interne retningslinjer og lovgivning.

Almindelige personoplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b (opfyldelse af kontrakt), litra c (retlig forpligtelse) og litra e (udførelse af opgave i samfundets interesse).

Oplysninger om helbredsforhold og andre følsomme oplysninger behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra b (arbejdsretlige forpligtelser) og litra f (retskrav).

Oplysninger om CPR-nummer behandles med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 87, jf. databeskyttelseslovens § 11.

Billeder offentliggøres på FHS’ hjemmeside eller anvendes i markedsføringsmateriale, hvis den ansatte har givet skriftligt samtykke hertil. Den ansatte har mulighed for udtrykkeligt at frasige sig at få taget billeder til brug for hjemmeside og markedsføring. Samtykke kan til enhver tid tilbagekaldes. En tilbagekaldelse påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er sket før tilbagekaldelsen.

FHS foretager TV-overvågning på skolens fællesarealer med henblik på tyverisikring samt forebyggelse og opklaring af kriminelle forhold og afdækning af uvedkommende adgang. Overvågningen sker med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c (retlig forpligtelse i henhold til TV-overvågningsloven) og litra e (samfundets interesse) samt databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 for oplysninger om potentielt strafbare forhold. Overvågningen administreres internt af FHS’ IT-afdeling. Videooptagelser opbevares i højst 14 dage, medmindre længere opbevaring er nødvendig i forbindelse med efterforskning.

FHS indsamler disse personoplysninger om dig: 

• Kontaktoplysninger 
• Oplysninger om uddannelse 
• Oplysninger om tidligere ansættelser og beskæftigelse, herunder ATP-udskrift. 
• Oplysninger fremsendt som del i ansættelsesforløb 
• Løn (tidligere såvel som nuværende løn/vederlag og reguleringer) 
• Oplysninger om fradrag og trækprocent 
• CPR-nummer 
• Bankoplysninger, hvis medarbejderen ikke har en Nemkonto 
• Timeregistreringer 
• Pensionsforhold 
• Disciplinærsager og ansættelsesretlige sanktioner 
• Kompetenceforhold (MUS-skema, lektorkvalificering, løn-samtale, oplysninger om særlige kompetencer som sprogkundskaber, certificeringer mm.) 
• Oplysninger om fagforeningsforhold i tilfælde af varslede arbejdskonflikter eller ved modtaget anmeldelse om valg som tillidsrepræsentant 
• Helbredsoplysninger i forbindelse med f.eks. barsel, langtidssygdom, eller lign. 
• Fravær, ferie, arbejdstid og evt. barsel og andre typer af orlov 
• Personalegoder 
• System og applikationsdata, herunder logning af brug af systemer 
• Resultater af evalueringer og medarbejdersamtaler 
• Foto- og videooptagelser / TV-overvågning 
• Systemdata fra adgangskontrol 
• Udlæg og rejseafregninger 
• Navne- og dåbsattester på børn som giver ret til afholdelse af omsorgsdage eller anden orlov 
• Børneattest for at sikre, at ansatte ikke er dømt for overgreb mod børn
• Nærmeste pårørende som oplyst af dig 
• Logning og kontrol af din aktivitet i FHS’s it-systemer 

Flere af de ovenfor nævnte oplysninger kan være indsamlet om dig som del af rekrutteringsprocessen, da du ansøgte om ansættelse på FHS.

Oplysninger om ansatte opbevares under hele ansættelsen og indtil 5 år efter udgangen af fratrædelsesåret i henhold til forældelseslovens § 4.

Oplysninger om økonomiske forhold bevares i indtil 5 år efter udgangen af fratrædelsesåret i henhold til bogføringslovens § 12.

Videooptagelser fra skolens TV-overvågning opbevares i højst 14 dage, hvorefter de slettes, medmindre længere opbevaring er nødvendig af hensyn til efterforskning af lovbrud.

Ansattes profil i Lectio gøres inaktiv ved fratrædelse og slettes efter 5 år. Ansattes personalesag i informationsarkivet IMS Case gøres ligeledes inaktiv ved fratrædelse og slettes efter 5 år. Personalesagen kan indeholde korrespondance, ansættelsesmateriale, MUS-dokumentation, fraværsregistreringer, økonomiske bilag m.v. Hvis personalesagen indeholder dokumentation vedrørende arbejdsskader, opbevares denne dokumentation i overensstemmelse med gældende regler, herunder op til 30 år, jf. forældelseslovens kapitel 3.

Ansattes profil på skolens hjemmeside fjernes ved fratrædelse. Ansattes FHS-konto og tilhørende Microsoft 365-licens gøres inaktiv ved fratrædelse og slettes inden for 3-6 måneder.

Frederikshavn Handelsskole (FHS) videregiver oplysninger om medarbejdere til relevante offentlige myndigheder, herunder skattemyndigheder, pensionsselskaber og kommuner, eksempelvis i forbindelse med sygedagpengerefusion.

På skolens hjemmeside offentliggøres medarbejderoplysninger som navn, arbejdsmail, titel og arbejdsmobilnummer. Billeder offentliggøres, hvis den ansatte har givet samtykke hertil.

FHS anvender Lectio som administrativt system og intranet. Her vil medarbejderens navn, titel, arbejdsområde og profilbillede være synligt for skolens elever og øvrige medarbejdere. Derudover fremgår relevante oplysninger i relation til undervisning, hold og planlægning.

Som ansat på FHS tildeles du en FHS-konto (e-mail og loginoplysninger). Kontoen leveres af FHS’ driftsfællesskab EFIF. I den forbindelse behandles og synkroniseres visse oplysninger, herunder navn, CPR-nummer og ansættelsesforhold, mellem skolens systemer og EFIF. Kontoen giver adgang til Microsoft Office 365, og relevante profildata synkroniseres med Office-platformen. Disse profildata kan være synlige for skolens elever og medarbejdere i de systemer, hvor platformen anvendes.

I en række af skolens systemer kan den enkelte medarbejder vælge at tilknytte sin profil til eksterne tjenester som fx Facebook eller Google. Hvis en medarbejder vælger at sammenkoble sin konto med sådanne tjenester, sker dette på eget initiativ og ansvar. FHS stiller en FHS-konto til rådighed med henblik på, at denne anvendes ved login til skolens tjenester.

Personoplysninger kan overlades til samarbejdspartnere eller betroede leverandører, der behandler oplysninger på vegne af FHS. Disse leverandører behandler alene oplysninger efter instruks fra FHS og i henhold til indgåede databehandleraftaler.

Videooptagelser fra skolens TV-overvågning kan videregives til politiet, hvis politiet anmoder om det i forbindelse med efterforskning af strafbare forhold. Overdragelse sker via krypteret medie.

FHS anvender desuden billeder og video i skolens markedsføring, herunder på hjemmeside og sociale medier. Deltagelse er frivillig, og der indhentes altid forudgående skriftligt samtykke, før billeder eller video af en medarbejder anvendes.

Du har følgende rettigheder som registreret:

• Indsigtsret i persondata relateret til dig som den registrerede.
• Ret til berigtigelse – korrektion eller sletning af unøjagtige eller ufuldstændige personoplysninger.
• Indsigelsesret i forhold til behandling af persondata af juridiske årsager.
• Ret til at blive slettet. Retten til at blive slettet er dog underlagt en række begrænsninger, da FHS som offentlig uddannelsesinstitution i visse tilfælde er forpligtet til at opbevare oplysninger.
• Ret til begrænsning af behandling. Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis behandlingen begrænses, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller væsentlige samfundsinteresser.

Hvis du ønsker at gøre brug af ovenstående rettigheder, herunder indsigt, sletning eller berigtigelse, skal du sende din anmodning til gdpr@fhavnhs.dk, så vi kan behandle din henvendelse og sikre korrekt identifikation.

Frederikshavn Handelsskole har som udgangspunkt 1 måned til at besvare din henvendelse. I særlige tilfælde kan svarfristen forlænges med op til 2 måneder, hvis det er nødvendigt under hensyntagen til anmodningens kompleksitet og omfang.

FHS kan vælge at afvise at efterkomme en anmodning, hvis den vurderes at være åbenbart grundløs eller overdreven. I sådanne tilfælde kan der også opkræves et gebyr.

FHS’ vurdering kan indbringes for Datatilsynet.

Hvis du er i tvivl om dine rettigheder eller om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, er du altid velkommen til at kontakte os på gdpr@fhavnhs.dk.

Hvis du har spørgsmål vedrørende Frederikshavn Handelsskoles persondatapolitik, dine rettigheder som registreret eller den måde, hvorpå vi behandler personoplysninger, kan du kontakte FHS via e-mail: gdpr@fhavnhs.dk

FHS har udpeget Den Fælles DPO-funktion hos EFIF som databeskyttelsesrådgiver (Data Protection Officer/DPO). FHS’ DPO rådgiver skolen om lovgivning og regler for databeskyttelse. DPO’en kan kontaktes via mail: gdpr@efif.dk eller telefon: 89 36 32 80.

Hvis du mener, at Frederikshavn Handelsskoles behandling af dine personoplysninger er i strid med gældende regler, kan du klage. Klager sendes til: gdpr@fhavnhs.dk. FHS vil herefter indlede en undersøgelse og sikre, at klagen behandles grundigt, og at du modtager et svar.

Du kan klage til Datatilsynet, hvis du mener, at FHS ikke behandler dine oplysninger korrekt, eller hvis du mener, at dine rettigheder er blevet krænket. Du kan læse mere om dine klagemuligheder på Datatilsynets hjemmeside.

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Tlf.: 33 19 32 00
Mail: dt@datatilsynet.dk
www.datatilsynet.dk